Đào tạo ngoại ngữ cho doanh nghiệp: cách chọn và đo hiệu quả

Chọn đào tạo ngoại ngữ cho doanh nghiệp từ những tình huống công việc nhân viên phải xử lý, rồi đo mức tham gia, luyện tập, kết quả nhiệm vụ, việc dùng trong công việc và một hai kết quả kinh doanh.

Tóm tắt

Bắt đầu đào tạo ngoại ngữ cho doanh nghiệp bằng phân tích nhu cầu: vị trí nào dùng ngoại ngữ, trong tình huống nào, ở trình độ nào.
Nhiều chương trình kết hợp nhiều hình thức; hãy so sánh các hình thức theo lượng luyện tập mỗi người có được và bằng chứng mà chúng tạo ra.
Đo lường theo từng lớp: mức tham gia và lượng luyện tập là đầu vào; kết quả thực hiện nhiệm vụ công việc, việc sử dụng trong công việc và chỉ số kinh doanh là đầu ra.
Chỉ tính ROI khi bạn tách riêng được tác động của đào tạo và quy đổi tác động đó ra tiền một cách đáng tin cậy.
Thí điểm trong 90 ngày, với một nhiệm vụ đầu vào và tiêu chí thành công được thống nhất từ trước.

Đào tạo ngoại ngữ cho doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Đào tạo ngoại ngữ cho doanh nghiệp nên bắt đầu bằng phân tích nhu cầu, không phải bằng buổi demo của nhà cung cấp. Đào tạo ngoại ngữ cho doanh nghiệp là chương trình giúp nhân viên dùng ngoại ngữ trong chính công việc của họ: điều hành một cuộc họp, xử lý một cuộc gọi của khách hàng, viết báo cáo sự cố. Mục tiêu là thực hiện tốt và ổn định trong những tình huống công việc đã xác định, không phải sự trôi chảy chung chung.

Phân tích nhu cầu là một khảo sát ngắn xem ai cần ngoại ngữ, trong tình huống nào, thường xuyên đến đâu, hệ trọng ra sao và ở trình độ nào. Nhu cầu khác nhau theo ngành. Trong khảo sát English at Work năm 2016 của Cambridge English và QS với 5.373 nhà tuyển dụng ở 38 quốc gia, đọc được đánh giá là kỹ năng tiếng Anh quan trọng nhất ở 11 ngành và nói ở 9 ngành, và ngành nào cũng ghi nhận khoảng cách giữa kỹ năng tiếng Anh cần có và kỹ năng hiện có.

Lập bản đồ vị trí, tình huống và trình độ

Một bản đồ một trang biến câu “nhân viên của chúng ta cần giỏi tiếng Anh hơn” thành những mục tiêu có thể đào tạo và đo lường.

Vị trí	Tình huống	Kỹ năng trọng tâm	Mục tiêu ví dụ
Chăm sóc khách hàng	Cuộc gọi đổi lịch đặt chỗ, email khiếu nại	Nói, nghe, viết ngắn	Tự xử lý một cuộc gọi đổi lịch đặt chỗ mà không phải chuyển cho người khác
Kỹ sư	Cuộc gọi với đối tác, báo cáo sự cố	Nói, viết kỹ thuật	Giải thích một lỗi và các bước tiếp theo trong cuộc gọi với đối tác
Quản lý	Cuộc họp, thuyết trình	Nói, nghe	Điều hành cuộc họp khu vực hằng tuần bằng tiếng Anh
Tài chính và khối văn phòng	Hợp đồng, email với nhà cung cấp	Đọc, viết	Soạn email gửi nhà cung cấp không cần viết lại

Hãy mô tả trình độ hiện tại theo CEFR, thang sáu bậc từ A1 đến C2 của Hội đồng châu Âu, được định nghĩa qua các mô tả dạng “có thể làm” (can-do). Ghi âm một nhiệm vụ công việc ngắn làm mốc đầu vào để có thể lặp lại sau này. Để có bộ câu hỏi phân tích nhu cầu và thẻ nhập vai, xem hướng dẫn của chúng tôi về thiết kế khóa học tiếng Anh chuyên ngành (ESP).

Đặt khung thời gian thực tế

Cambridge English ước tính cần khoảng 200 giờ học có hướng dẫn (giờ học trên lớp và tự học có giám sát) để lên một bậc CEFR. Cambridge gọi đây chỉ là con số định hướng; nền tảng học tập, cường độ, độ tuổi và lượng luyện tập ngoài giờ học đều làm con số này thay đổi. Với hai giờ mỗi tuần, một năm đào tạo cộng thêm khoảng 100 giờ. Vì vậy hãy đặt mục tiêu là các nhiệm vụ công việc trong khung thời gian của chương trình (“tự xử lý cuộc gọi đổi lịch đặt chỗ vào tháng thứ ba”), không phải “lên một bậc CEFR trong ba tháng”.

Hình thức đào tạo ngoại ngữ nào phù hợp với nhu cầu nào?

Các hình thức đào tạo ngoại ngữ cho doanh nghiệp khác nhau chủ yếu ở lượng thời gian nói mỗi người có được, mức linh hoạt của lịch học và loại bằng chứng chúng tạo ra để đo lường. Nhiều chương trình kết hợp hai hoặc ba trong sáu hình thức dưới đây.

Hình thức	Điểm mạnh	Hạn chế	Cách đo lường
Lớp học nhóm nội bộ	Mục tiêu chung; giảng viên dùng được tài liệu của công ty	Mỗi người có ít thời gian nói; khó tổ chức cho nhiều ca làm và múi giờ	Chuyên cần; nhiệm vụ công việc lúc đầu và lúc cuối
Khóa học bên ngoài	Đề cương có cấu trúc; thường có chứng chỉ	Nội dung chung chung; lịch học cố định hoặc phải di chuyển	Chuyên cần, kết quả khóa học, quản lý kiểm tra việc sử dụng trong công việc
Học 1 kèm 1 trực tuyến	Cá nhân hóa hoàn toàn; hợp với lãnh đạo cấp cao và sự kiện riêng lẻ	Khó xếp lịch, chi phí mỗi người cao; chất lượng phụ thuộc vào gia sư	Số buổi đã học, báo cáo của gia sư, nhiệm vụ công việc trước và sau
Ứng dụng tự học	Linh hoạt; hữu ích cho từ vựng, ngữ pháp và thói quen học	Ít luyện nói, viết hay nhận phản hồi; bỏ dở nếu không có mục tiêu	Số người dùng hoạt động và thời gian học (chỉ là đầu vào)
Luyện nói với AI	Tập dượt các cuộc hội thoại công việc giữa các buổi học, có phản hồi tức thì	Chất lượng phản hồi không đồng đều; cần xem chính sách dữ liệu; không có sự gắn kết giữa người với người	Lượng luyện tập, điểm các bài nhập vai làm lại, quan sát của quản lý
Kết hợp	Giảng dạy trực tiếp cho giao tiếp phức tạp, luyện tập ở giữa các buổi	Cần phối hợp và một người phụ trách rõ ràng	Tất cả những cách trên, trong một khung chung

Các trường ngôn ngữ như Berlitz tổ chức lớp học trực tuyến cho các nhóm trong doanh nghiệp, và các nền tảng dành cho doanh nghiệp như Speexx kết hợp đánh giá theo CEFR, học vi mô (microlearning) trên nền tảng số, và hỗ trợ từ AI cùng huấn luyện viên trực tiếp. Hãy so sánh các nhà cung cấp bằng cùng một bộ câu hỏi, dùng danh sách kiểm tra RFP bên dưới.

Đo lường kết quả đào tạo ngoại ngữ như thế nào?

Hãy đo lường kết quả đào tạo ngoại ngữ theo từng lớp. Đầu vào (mức tham gia và lượng luyện tập) cho thấy chương trình đang vận hành; đầu ra (kết quả thực hiện nhiệm vụ công việc, việc sử dụng trong công việc và chỉ số kinh doanh) cho thấy chương trình có hiệu quả hay không. Tỷ lệ hoàn thành cho thấy mức tham gia, không phải năng lực, nên đừng bao giờ báo cáo nó như kết quả.

Mô hình Kirkpatrick, do Donald Kirkpatrick xây dựng từ thập niên 1950, đánh giá đào tạo ở bốn mức: Phản ứng (đào tạo có liên quan đến công việc không?), Học tập, Hành vi (các hành vi then chốt có được áp dụng trong công việc không?) và Kết quả (các kết quả mà tổ chức nhắm tới). Phương pháp ROI của Phillips dựa trên các mức này, coi đầu vào là Mức 0 và thêm Mức 5 cho tỷ suất hoàn vốn (ROI). Khung dưới đây gắn các chỉ số dành riêng cho đào tạo ngoại ngữ với cả hai mô hình.

Chỉ số	Mức	Cách thu thập	Khi nào	Lưu ý
Mức tham gia	Đầu vào (Phillips Mức 0)	Số người đăng ký, số người học hoạt động mỗi tuần, số buổi tham dự	Hằng tuần	Cho thấy mức gắn kết, không phải năng lực
Lượng luyện tập	Đầu vào (Phillips Mức 0)	Số phút nói, số bài nhập vai đã hoàn thành, số bài viết đã nộp	Hằng tuần hoặc hằng tháng	Số lượng không phải chất lượng; hãy đi kèm kết quả thực hiện nhiệm vụ
Kết quả thực hiện nhiệm vụ	Kirkpatrick Mức 2	Cùng một nhiệm vụ công việc (ví dụ một bài nhập vai cuộc gọi của khách hàng và một email công việc), chấm bằng rubric	Đầu vào, giữa kỳ, cuối kỳ	Mỗi lần dùng cùng nhiệm vụ và rubric; chấm hai lần một phần bài
Quan sát của quản lý	Kirkpatrick Mức 3	Danh sách ba đến năm hành vi then chốt thống nhất với quản lý, cộng sản phẩm công việc thực tế	Một và ba tháng sau mỗi học phần	Ghi lại rào cản, như không có cơ hội dùng ngoại ngữ
Kết quả kinh doanh	Kirkpatrick Mức 4	Một hoặc hai chỉ số có sẵn mà ngoại ngữ có thể ảnh hưởng một cách hợp lý, như điểm hài lòng của khách liên hệ bằng tiếng Anh, số lần chuyển tiếp hoặc phải làm lại	Hằng quý	Còn nhiều yếu tố khác; hãy so sánh với một nhóm tương tự hoặc xu hướng trước đó

Với Mức 1, hãy làm một khảo sát nhanh (pulse survey) từ sớm, không chỉ ở cuối khóa; Kirkpatrick Partners khuyến nghị khảo sát nhanh trong giai đoạn khởi động và coi mức độ liên quan đến công việc là chỉ số phản ứng then chốt. Để chấm các nhiệm vụ nói một cách nhất quán, hãy dùng rubric phân tích như rubric đánh giá kỹ năng nói tiếng Anh của chúng tôi.

Có tính được ROI của đào tạo ngoại ngữ không?

Bạn chỉ tính được ROI của đào tạo ngoại ngữ khi tách riêng được tác động của đào tạo lên một chỉ số kinh doanh và quy đổi tác động đó ra tiền một cách đáng tin cậy. Theo Phương pháp ROI của Phillips, ROI (%) bằng lợi ích ròng của chương trình chia cho chi phí chương trình, nhân 100; tỷ lệ lợi ích/chi phí bằng lợi ích chia cho chi phí (Phillips và Phillips, ROI Basics, ATD Press, 2019).

Ba nguyên tắc định hướng của phương pháp này quan trọng nhất với các chương trình ngoại ngữ:

Tách riêng tác động. Dùng ít nhất một phương pháp, như nhóm đối chứng, phân tích đường xu hướng hoặc ước tính có điều chỉnh sai số (ROI Institute). Triển khai lệch thời điểm, tức là một nhóm tương tự bắt đầu muộn hơn một quý, cho bạn một nhóm so sánh mà không cần một nghiên cứu riêng.
Tính đủ chi phí. Gồm phí nhà cung cấp và bản quyền, thời gian đào tạo của nhân viên, thời gian của quản lý và người quản trị, và công chuẩn bị nội dung.
Giữ thận trọng. Chọn phương án thận trọng nhất trong mỗi phép tính, và với các giải pháp ngắn hạn, chỉ tính lợi ích của năm đầu tiên.

Đừng cố đưa ra con số ROI khi nhóm học quá nhỏ, khi chỉ số kinh doanh biến động vì nhiều lý do cùng lúc (một hệ thống mới, một đợt tái cơ cấu), hoặc khi việc quy đổi ra tiền phải dựa vào phỏng đoán. Thay vào đó, hãy báo cáo kết quả Mức 3 và Mức 4, và liệt kê các lợi ích vô hình: theo cách gọi của Phillips, đó là những chỉ số được chủ động không quy đổi ra tiền, chẳng hạn ít cuộc gọi phải chuyển cho cùng vài đồng nghiệp biết hai thứ tiếng hơn. Kirkpatrick Partners có cách nhìn khác và ưu tiên “ROI đóng góp” (contributive ROI), tức là báo cáo phần cải thiện có thể gắn hợp lý với đào tạo, thay vì tách đào tạo ra như nguyên nhân duy nhất.

Tổ chức thí điểm đào tạo ngoại ngữ 90 ngày như thế nào?

Thí điểm 90 ngày là việc thử một chương trình đào tạo ngoại ngữ cho doanh nghiệp với một nhóm trước khi triển khai rộng, đối chiếu với tiêu chí thành công đã thống nhất từ trước. Chín mươi ngày sẽ không đưa ai lên một bậc CEFR: với hai đến ba giờ mỗi tuần, đợt thí điểm chỉ cộng thêm khoảng 25 đến 40 giờ, trong khi con số định hướng của Cambridge là khoảng 200 giờ cho mỗi bậc. Thay vào đó, hãy đánh giá đợt thí điểm qua nhiệm vụ công việc, lượng luyện tập và quan sát của quản lý.

Giai đoạn	Việc cần làm	Kết quả
Ngày 1–14: chuẩn bị	Chọn một nhóm có nhu cầu rõ ràng; chọn hai hoặc ba tình huống mục tiêu; ghi âm một nhiệm vụ công việc đầu vào; thống nhất tiêu chí thành công và danh sách quan sát cho quản lý	Điểm đầu vào; tiêu chí thành công bằng văn bản
Ngày 15–45: khởi động	Bắt đầu đào tạo; xem lại mức tham gia và lượng luyện tập hằng tuần; khảo sát nhanh vào tuần thứ ba	Dữ liệu đầu vào; phản hồi Mức 1
Ngày 46–75: kiểm tra	Làm lại nhiệm vụ công việc để kiểm tra giữa kỳ; quản lý kiểm tra các hành vi then chốt; gỡ bỏ rào cản như thời gian luyện tập bị chiếm mất	Điểm giữa kỳ; danh sách rào cản
Ngày 76–90: quyết định	Làm lại nhiệm vụ đầu vào với cùng rubric; thu thập quan sát của quản lý; so sánh với tiêu chí đã thống nhất	Báo cáo ngắn; quyết định mở rộng, điều chỉnh hay dừng

Hãy viết tiêu chí thành công ra văn bản trước khi bắt đầu đào tạo, chẳng hạn tỷ lệ tối thiểu người học hoạt động mỗi tuần và mức tăng điểm rubric mục tiêu. Tiêu chí được thống nhất sau đó thường bị điều chỉnh cho khớp với những gì đã xảy ra.

Hồ sơ mời đề xuất (RFP) đào tạo ngoại ngữ nên gồm những gì?

Hồ sơ mời đề xuất (RFP, request for proposal) cho đào tạo ngoại ngữ nên buộc mọi nhà cung cấp trả lời cùng một bộ câu hỏi về phân tích nhu cầu, đánh giá, luyện tập, kiểm soát nội dung, báo cáo, bảo vệ dữ liệu và điều khoản. Hãy sao chép danh sách 13 điểm này vào hồ sơ của bạn.

Phân tích nhu cầu: Nhà cung cấp có cùng chúng tôi phân tích vị trí và tình huống trước không? Phần luyện tập có dùng được tài liệu của chính chúng tôi, như sổ tay hướng dẫn và kịch bản cuộc gọi, không?
Đánh giá: Nhà cung cấp đo tiến bộ từ đầu đến cuối như thế nào? Cách đo có theo CEFR và dựa trên nhiệm vụ công việc không? Ai chấm (con người, AI hay cả hai)? Chúng tôi có xem được một báo cáo mẫu không?
Luyện tập kỹ năng tạo lập: Mỗi người học nói và viết bao nhiêu phút mỗi tuần, và nhận được phản hồi gì?
Hình thức và khả năng tiếp cận: Nhà cung cấp kết hợp giảng dạy trực tiếp, tự học và luyện tập với AI như thế nào? Có dùng được cho nhiều ca làm, nhiều múi giờ và trên điện thoại không?
Kiểm soát nội dung: Ai rà soát nội dung do AI tạo ra? Giảng viên của chúng tôi có chỉnh sửa và phê duyệt tài liệu trước khi nhân viên nhìn thấy được không?
Báo cáo: Bộ phận nhân sự và quản lý xem được gì? Chúng tôi có xuất dữ liệu được không?
Bảo vệ dữ liệu: Dữ liệu được lưu ở đâu, theo luật nào (ví dụ GDPR)? Được lưu trong bao lâu? Bản ghi âm giọng nói có được dùng để huấn luyện mô hình không, và chúng tôi có thể từ chối không?
Ngôn ngữ và khả năng tiếp cận: Nhà cung cấp hỗ trợ những ngôn ngữ học, ngôn ngữ giao diện và tính năng hỗ trợ tiếp cận nào?
Tích hợp và bảo mật: Có hỗ trợ đăng nhập một lần (single sign-on) và kết nối với LMS hoặc hệ thống nhân sự của chúng tôi không? Nhà cung cấp có những chứng nhận bảo mật nào, nếu có?
Thí điểm: Nhà cung cấp có tổ chức thí điểm 90 ngày với tiêu chí thành công thống nhất từ trước không?
Tiêu chuẩn chất lượng: Nhà cung cấp có tuân theo một tiêu chuẩn được công nhận như ISO 29991:2020 cho dịch vụ học ngôn ngữ không? Hãy đặt điều này như một câu hỏi, không phải yêu cầu bắt buộc.
Khách hàng tham chiếu: Chúng tôi có thể trao đổi với một khách hàng cùng ngành và quy mô tương tự không?
Điều khoản thương mại: Mô hình giá (theo số suất hay theo người dùng hoạt động), mức tối thiểu, thời hạn hợp đồng và điều khoản hủy là gì?

Khi nào AvoLingo phù hợp, khi nào không

AvoLingo, dịch vụ học ngôn ngữ với AI do AvoLabs phát triển, bổ sung phần luyện nói và viết giữa các buổi đào tạo. AvoLingo làm việc cùng giảng viên, gia sư và các chương trình hiện có, chứ không thay thế họ.

AvoLingo phù hợp khi

Bạn muốn phần luyện tập được xây dựng từ chính tài liệu và tình huống của mình. Tài liệu sản phẩm, sổ tay công việc hoặc một tình huống được mô tả sẽ trở thành bài nhập vai, bài luyện câu và từ vựng công việc cho từng vị trí. Giảng viên chỉnh sửa và xem trước bản nháp, và nhân viên không thấy gì cho đến khi giảng viên giao bài.
Nhân viên cần tập dượt những cuộc hội thoại thật. Trong bài nhập vai, AI đóng vai khách hàng hoặc đồng nghiệp; nhân viên lần lượt hoàn thành các nhiệm vụ được đặt ra, có thể xem gợi ý, và đọc phần giải thích câu của mình sau khi trả lời.
Bạn muốn có phản hồi tức thì giữa các buổi đào tạo, như điểm phát âm cho từng câu và phản hồi bài viết theo từng câu. Giảng viên xem lại hồ sơ học tập sau đó.
Bộ phận L&D cần dữ liệu về mức tham gia và tiến độ. Người quản trị xem được tiến độ từng người, mức tham gia của nhóm, kết quả luyện tập và những mẫu câu mỗi người thấy khó, như trang AvoLingo cho doanh nghiệp trình bày.

AvoLingo không phù hợp khi

Nhu cầu chính là hội thoại trực tiếp với con người, ví dụ huấn luyện lãnh đạo hoặc chuẩn bị đàm phán. AvoLingo không có buổi học trực tiếp với gia sư là người thật, vì vậy hãy dùng gia sư hoặc giảng viên cho nhu cầu này.
Bạn cần bài kiểm tra xếp lớp hoặc điểm số có chứng nhận. Hãy dùng một bài thi bên ngoài làm chuẩn.
Bộ phận mua sắm yêu cầu những tích hợp hoặc chứng nhận bảo mật cụ thể. Hãy xác nhận các yêu cầu này qua trang liên hệ của chúng tôi trước khi thí điểm, thay vì mặc định là có.
Không ai dành thời gian cố định cho việc luyện tập. Không công cụ luyện tập nào hiệu quả nếu thiếu điều đó.

Câu hỏi thường gặp

Đo ROI của đào tạo ngoại ngữ như thế nào?

Đo theo từng bậc (mức tham gia, lượng luyện tập, kết quả thực hiện nhiệm vụ công việc, việc sử dụng trong công việc, chỉ số kinh doanh). Chỉ áp dụng công thức ROI của Phillips khi bạn tách riêng được tác động của đào tạo và quy đổi được ra tiền; nếu không, hãy báo cáo kết quả và các lợi ích vô hình.

Nhân viên cần bao lâu để cải thiện tiếng Anh?

Cambridge English ước tính khoảng 200 giờ học có hướng dẫn cho mỗi bậc CEFR, và đây chỉ là con số định hướng. Hãy đặt mục tiêu là các nhiệm vụ công việc trong khung thời gian của chương trình, không hứa hẹn thay đổi bậc trình độ.

Tỷ lệ hoàn thành có phải là thước đo tốt cho đào tạo ngoại ngữ không?

Không. Tỷ lệ hoàn thành cho thấy mức tham gia, không phải năng lực. Hãy đi kèm với một bài đánh giá nhiệm vụ công việc được lặp lại và quan sát của quản lý.

Đào tạo tiếng Anh cho nhân viên nên gồm những gì?

Đào tạo tiếng Anh cho nhân viên nên gồm phân tích nhu cầu theo vị trí, đủ lượng luyện nói và viết cho mỗi người, một bài đánh giá nhiệm vụ công việc ở đầu và cuối chương trình, sự tham gia của quản lý, và báo cáo mà bộ phận nhân sự có thể dựa vào để hành động.

Nguồn tham khảo

Bài viết do đội ngũ AvoLingo thực hiện. Chúng tôi dùng AI để hỗ trợ tìm tài liệu và soạn bản nháp; các nguồn tham khảo được dẫn liên kết trong bài.

Quay lại tất cả bài viết